Lorsque plusieurs entreprises interviennent sur un même chantier, elles doivent partager certaines charges. Celles-ci sont inscrites sur un compte prorata qui est propre au plan comptable BTP et présente des modalités d’application particulières. On vous explique tout dans cet article. Vous aurez ainsi toutes les explications nécessaires pour y voir plus clair sur le compte prorata.
Qu’est-ce qu’un compte prorata et comment est-il établi ?
Le compte prorata pour un chantier est un compte commun pour les différentes entreprises qui interviennent sur le projet. On y inscrit les dépenses communes d’investissement et de consommation, notamment :
- Les dépenses en eau et en électricité ;
- Les frais de gardiennage ;
- L’entretien des bureaux du chantier ;
- L’installation du chantier (panneaux, clôture, dispositifs de sécurité, etc.) ;
- Le nettoyage des installations d’hygiène.
Dans le cas où le gardiennage n’aurait pas été décidé par les entreprises participantes, mais relèverait de l’initiative unilatérale du maître d’œuvre, celui-ci paie seul les frais. Les dépenses de certains sous-traitants sur le chantier peuvent également être imputées au compte prorata, si elles sont conformes aux dispositions conventionnelles de départ.
La manière de répartir ces frais communs est définie dès la remise des prix, avant le début du chantier. Elle fait l’objet d’une convention contractuelle, et devrait être soumise au maître d’ouvrage pour agrément.
Concernant le règlement des dépenses, les entreprises ont le choix entre une répartition forfaitaire et le décompte. Cette dernière méthode est la plus utilisée, la part imputée à chaque société est donc définie selon sa participation au chantier (montant du marché, durée d’exercice sur le site, etc.) et se règle au fur et à mesure de l’avancement du chantier. Dans le cas d’une répartition forfaitaire, chaque entreprise verse immédiatement sa quote-part.
Gestion d’un compte prorata
Le compte prorata est généralement géré par le maître d’œuvre, dans la mesure où sa part de travaux est la plus importante.
Ce gestionnaire se charge de :
- Établir le budget prévisionnel ;
- Déterminer les modalités d’appel de fonds ;
- Recevoir les devis des prestataires ;
- Établir les états de dépenses et de recettes, ainsi que le décompte final.
Le gestionnaire est souvent rémunéré à 8 % du montant du compte prorata. Il peut parfois être amené à avancer les acomptes nécessaires aux dépenses communes.
Les entreprises participantes au chantier peuvent également mettre en place un comité de contrôle qui va :
- Décider de l’engagement des dépenses communes imprévues ;
- Contrôler la tenue de compte et décider de recevoir ou non les factures présentées par les entreprises ;
- Statuer le solde du compte prorata et de sa répartition ;
- Prendre les décisions relatives à la bonne gestion du compte.
À la fin du chantier, le gestionnaire va donc clôturer ce compte commun et établir le solde et sa répartition. Chaque entreprise reçoit ces informations et dispose d’une quinzaine de jours pour émettre leurs observations. Au bout de ce délai, le solde et la répartition sont soumis au comité de contrôle pour décision, après laquelle le gestionnaire émet des factures et des avoirs sur les comptes de chaque entreprise.